Организация документов

Мой папа всегда мне говорил: "Порядок на столе - порядок в голове". Сегодня мой основной "стол" - компьютерный) Регулярно наводить там порядок - дело чести. Но количество информации такое... просто чувствуешь себя погребенным под лавиной папок, закладок, фотографий, видео, ссылок, заметок... По-моему, сегодня лучшая характеристика аккуратности человека - то, как организовано хранение его компьютерных файлов и документов, насколько легко он ориентируется в своих папках. Это непростой и недооцененный фактор организованности.

Идея организации файлов и документов восходит к старым добрым шкафам и бумажным папкам. Будем надеяться, что вы - тот человек, который уже сделал переход на цифровое хранение информации. Мой личный тест на организацию информации заключается в следующем: вы должны быть в состоянии найти большинство ваших документов без использования Windows Search. Если вы не можете, у вас есть необходимость заняться уборкой)

Мы будем говорить о папках и каталогах на жестком диске в этой статье. Вы можете легко копировать структуры каталогов в специальное приложение. Существуют очень интересные сервисы удаленного хранения вашей документации. Например: Докми.ру: просмотр и скачивание тысяч презентаций - если вам необходимо место для хранения и публичного доступа к документам.

Чтобы легко сохранять ваши файлы и документы в порядке, стоит выполнять несколько простых правил.

• Не размещайте файлы на рабочем столе. Ваш рабочий стол должен быть чистым и отображать великолепные высокого разрешения обои. Он должен также содержать вашу корзину. В очень редких исключений вы ожете позволить поставить текстовый файл или два на вашем рабочем столе, если вы имеете в виду использовать его регулярно и планируете в дальнейшем убрать.
• Ограничьте создание папок. Большинство файлов и документов может сохраняться где-то в иерархии, если вы сделали хорошую работу по изначальному планированию.
• Привыкайте мыслить в иерархии - это уроки мастерства. Нужно время, чтобы привыкнуть, но, если вы хотите управлять файлами и документами эффективно, вам придется научиться. Применительно к файлам и документам, общее правило заключается в том, что они всегда должны располагаться на эквивалентном иерархическом уровне с другими подобными файлами.
• Архив является вашим другом. Архивируйте все старые документы - определите для себя сроки отправления файлов в архив. Это существенно освободит место на жестком диске.
• Разделяйте ваши личные и деловые файлы. В значительной степени это вопрос о том, как вы мысленно разделяете свою жизнь.

Общее правило, которому надо следовать, чтобы выбрать структуру папок, соответствует тому, как вы мысленно привыкли организовывать вещи. Если вы используете систему управления задачами, вероятно, это не плохая идея, чтобы имитировать подобную структуру для хранения файлов и документов.

Мы надеемся, вы подобрали некоторые идеи из этой статьи, которые помогут вам лучше организовать ваши документы и файлы. Если вы будете следовать правилам и создадите эффективную иерархию файлов и каталогов - вы увидите, насколько это упростит вашу жизнь и сэкономит ваше время.


Обратная связь